„Wir fahren jeden Tag 350.000 km. Für Ihre Laborproben. “

Interview mit Herrn Gerhard Kohnen, Leiter Laborlogistik

Gerhard Kohnen, Geschäftsführer, Logistik und Probentransport

Was sind die Herausforderungen der Laborlogistik heute?

Gerhard Kohnen: Patienten wünschen sich Sicherheit, zuweisende Ärzte bauen auf Schnelligkeit und Zuverlässigkeit in der Versorgung mit Labordiagnostik. Ergebnisse am selben Tag zu erhalten ist der Standard, in vielen Praxen werden sogar mehrfach am Tag Proben abgeholt. Der Logistik der Patientenproben kommt hier eine bedeutsame Aufgabe zu. Mit modernen Verfahren und qualifiziertem Personal werden die Akkreditierten Labore in der Medizin diesen Anforderungen gerecht.

Wann werden die Praxen von Ihrem Fahrdienst angefahren?

80 % aller Probentransporte finden am Vormittag zwischen 10 und 12 Uhr statt, das heisst die Fahrer fahren morgens vom Laborstandort aus zu der am weitesten entfernten Praxis und von dort aus über die weiteren Praxen auf ihrer Route zurück zum Labor. Darüber hinaus gibt es zusätzliche Touren am Nachmittag, denn einige der größeren Praxen wünschen zwei Abholtermine pro Tag.

Wie viele Kilometer fährt jeder Fahrer pro Tag?

Das ist sehr unterschiedlich. Von der Aufnahme der Probe in der Praxis bis zur Abgabe im Labor dürfen nur vier Stunden liegen, das heißt, dass ein Fahrer maximal fünf Stunden pro Tour unterwegs ist. Deshalb ist der zu fahrende Radius eines Fahrers sehr unterschiedlich: In einer Großstadt wie Berlin fährt er in dieser Zeit 30-40 km, in Schleswig-Holstein oder Mecklenburg-Vorpommern können es bis zu 250 km sein. 

Gehen alle eingesammelten Proben zurück in das Labor, für das der Fahrer arbeitet?

Ja, alle Proben werden im Stammhaus vom Fahrer abgegeben und die meisten davon werden auch vor Ort analysiert. 1 bis 5 % der Proben sind jedoch für Spezialanalysen in einem anderen Labor unseres Laborverbundes bestimmt, z. B. pathologische Proben oder spezielle Drogenanalysen. Unsere Labore sind nachts miteinander verbunden: An zentraler Stelle in Deutschland werden Proben für Spezialanalysen an die entsprechenden Fahrer übergeben.

Wie plant der Fahrer seine tägliche Tour?

Dies erfolgt bei uns zentral mithilfe der sogenannten Telematik, einer speziellen Softwarelösung. Zunächst werden ca. 80 % der Anhaltestopps vom Tourenplaner geplant, der die Tour an den Disponenten weitergibt. Dieser fügt dann für den Tag zusätzlich notwendige Stopps dazu, z. B. wenn eine Praxis 2 mal an einem bestimmten Tag angefahren werden will. Die fertig geplante Tour erhält der Fahrer täglich auf einer Art Smartphone-Display in seinem Auto. So kann er genau sehen, welche Praxis wann angefahren werden soll und kann diese nach und nach als erledigt melden. So weiss das Laborpersonal zu jeder Zeit, wann der Fahrer mit den entsprechenden Proben im Labor erwartet wird und kann entsprechend planen. Außerdem befreit das Telematiksystem die Fahrer von lästigem Papierkram: Früher wurden ganze Wälder abgeholzt für die Dokumentation der Proben von den täglich ca. 700 Touren, das geht heute zum Glück alles digital. Das System bietet somit für alle Beteiligten Sicherheit und Planbarkeit.

Wie werden die Proben transportiert und nach Abgabe im Labor sortiert?

Der Fahrer erhält die Proben mit den entsprechenden Dokumenten in blickdichten Transportbehältern vom Praxispersonal. Diese Transportbehälter müssen laut Probentransportvorschrift P650 HDR aus mindestens drei Bestandteilen bestehen, die unter anderem druckstabil und stoßfest sind. Außerdem werden im Transportmedium, in denen sich die Proben befinden, die vorgegebenen Temperaturen per Datenlogger überwacht. Die Telematik erlaubt außerdem die Bestimmung der Probenumlaufzeiten, also wie lange eine Probe von der Praxis bis zum Labor unterwegs ist. So stellen wir sicher, dass die Proben in einem einwandfreien Zustand bei uns im Labor ankommen. Im Labor gibt der Fahrer alle medizinischen Proben der Patienten mit den Begleitpapieren ab, sodass die angeforderte Laboruntersuchung beginnen kann.

Das ist ein aufwendiges System zur Sicherung der Probenqualität. Ist dies Vorschrift?

Es gibt zahlreiche Vorschriften, die wir beachten müssen. Dies ist für uns selbstverständlich. Wir sorgen gern für Sicherheit, denn so wissen wir, dass keine Probe vergessen wurde und richtig gelagert wurde. Außerdem können wir so die Ressourcen optimal planen: Wir wissen zu jeder Zeit, wann welche Tour bei uns im Labor eintrifft und wie viele Proben bearbeitet werden müssen.

Ist diese Effizienz heute notwendig?

Ja, denn die Ansprüche sind gestiegen: Früher hat der Arzt dem Patienten mitgeteilt „Kommen Sie um 7.00 Uhr morgens nüchtern zur Blutabnahme“. Das ist heute in den meisten Praxen undenkbar. Es wird von den Labors erwartet, dass die Probenabholung flexibel ist und die Praxen auch zweimal am Tag angefahren werden können.

Auch war es vor Einführung der Datenfernübertragung der Befunde so, dass die Ärzte morgens auf die Fahrer gewartet haben, damit diese ihnen die Befunde vom Vortag liefern. Das ist natürlich heute durch die digitale Datenübertragung in die Praxen nicht mehr notwendig. Der Fahrer liefert heute zwar immer noch am nächsten Tag den Papierbefund, jedoch vor allem für die Patientenakte. Der Arzt beurteilt heute in aller Regel die Laborwerte in seiner Praxissoftware.

Wie viele Fahrer beschäftigen Sie zurzeit?

Wir haben 650 festangestellte Fahrer und in etwa genauso viele freie Mitarbeiter. Diese freien Mitarbeiter sind sehr wichtig, um die tägliche Stoßzeit von 10.00 bis 12.00 Uhr in den Städten abzudecken. So kommen wir täglich auf 700 Touren, die teilweise mit mehren Fahrern abgedeckt werden.

Wie sieht es mit dem Nachwuchs bei den Fahrern aus?

Wir haben einige Fahrer, die schon seit vielen Jahren und zum Teil in der Familie seit mehreren Generationen bei uns im Fahrdienst arbeiten. Jedoch steigen unsere Anforderungen stetig, wir schulen unsere Mitarbeiter mindestens einmal im Jahr auch hinsichtlich Themen wie Datenschutz, Umgang mit den digitalen Medien und Umgang mit Gefahrgut. Deshalb wird es zunehmend schwerer, geeignetes Personal zu finden, das bereit ist, sich dieser verantwortungsvollen Aufgabe zu widmen. Das ist allerdings eine generelle Herausforderung der Labordiagnostik, die wir nicht nur in der Logistik haben. Wir bilden nun seit einigen Jahren auch neue Mitarbeiter aus und können mit Stolz sagen, dass wir die meisten übernehmen. So sichern wir unseren Nachwuchs.

Noch eine Frage zum Schluss: Wie sind Sie zur Labordiagnostik gekommen?

Das war reiner Zufall. Ich war vorher in der Logistik bei einem Pharmaunternehmen und habe dann meinen heutigen Chef kennengelernt. Nach mittlerweile 26 Jahren macht mir die Arbeit hier immer noch sehr viel Spaß.

Vielen Dank für das sehr interessante Gespräch.